運用型広告の報告会をより実りのある機会にするために注意したい5つのこと

報告会や打ち合わせでこんな悩みはありませんか？

• 報告内容がいまいち伝わっていない気がする
• 打ち合わせが時間内に終わらない
• 相手の表情が硬い、なんだか不安そう

思い当たるところがあれば、気づかないうちにクライアントを不安にさせている可能性があります。できることなら、今後も広告運用を安心してまかせられると感じでもらえるよう有意義な報告会にしたいものです。

では、打ち合わせ初心者はどのような点に留意すれば良いのでしょうか。

本記事では、初心者がやってしまいがちなことを挙げながら、より実りある報告会にするために意識したいことをみていきます。

1.レポートに書いてある内容をそのまま読もうとするな

人前で話すことが慣れていないうちは誰しも緊張するものです。苦手意識があれば、なおさらのこと。声が小さかったり、話が理解してもらえなかったり・・・特に気づかないうちにやってしまいがちなのが、レポートに書いてある数字をそのまま読もうとすることです。「今月のコストが◯◯円、コンバージョンが◯◯件、コンバージョン単価が◯◯円・・・」と、商品・サービス別に延々と呪文のように唱えていて、聞く方はあくびが出そうです。

「わたし呪文唱えているかも」と思ったら意識してほしいのが、レポートは打ち合わせの機会を有意義にするためのものであって、レポートに書いてある内容をそのまま読み上げる時間ではないということです。人に言われれば納得ですが、最初のうちは気づけないものです。

ところで、有意義な報告会とはどんなものなのでしょうか。私は、現状の課題とその対応状況を共有し、課題を解決するために行うべき施策の道筋を定める会だと思っています。

なぜなら、打ち合わせに参加する人が知りたいことは、多くの場合、ビジネス目標に対して達成か未達か、達成なら達成の要因、未達なら未達の要因と達成に向けての行動だからです。
それなのに、数字の呪文をひと通り読み終えた後、「～で、目標は未達です。次のページをご確認ください。」と言われたら、自分がクライアント側なら「オイッ！」と思わずツッコミたくなります。

数字はレポートを見れば把握できるので、例えば、要点となる全体の数字（商品・サービス別に目標がある場合は、ビジネスインパクトがある商品・サービスの数字）だけ報告して、それに対しての要因と課題、その課題を解決するために行うべき施策を話すことを心がけてみてください。

特に、目標に対しての進捗が悪かったり、もっと売上を伸ばしたいけど現状が理想的な状態ではなくて課題解決のためにはクライアントに行動をしてもらわないといけない場合は、課題に至った背景などもしっかりと説明して、クライアントに腹落ちしてもらうことが重要です。

“次のページ”に行く前に、その結果に至った要因を踏まえての課題提案ができると、課題解決のための施策を話し合う場となり、より実りある報告会になるでしょう。

2.だらだらと長く話すな

ビジネスインパクトがない細かい施策に熱量を込めて話をしたり、ゆっくりしゃべって気づいたら打ち合わせの時間を30分もオーバー！？打ち合わせ後、上司に「貴重なお時間をいただいているので、時間を意識してしゃべるように」と言われた経験をないでしょうか。

過去に私も言われ、 “時間を意識”して、10分までに5ページ目まで進めて、30分で20ページまで説明しよう！という“時間の意識”をしたことがあります。多分、上司が言いたかったことはそういうことではなかったと思います。

では、“時間を意識する”とは具体的に何をすれば良いのでしょうか。おすすめは、PREP法です。

参考：PREP法 - Wikipedia

簡単に言うと、「結論→理由→例→結論」で話すということです。大切なことを最初に話をして、その理由と事例、また結論（大切なこと）を話すようにしてください。そうすることで余計な内容が削れ、結果として“時間を意識する”ことになります。

余談ですが、口癖を意識するとかでもちょっとした時間短縮になります（私は、「アッ」とか「えっと・・・」などを言いがちです）。口癖は自分では気づかないものなので、上司や同僚に自分の口癖を聞いてみても良いかもですね。

3.一方的に話を進めるな

打ち合わせで話すようになって間もない頃、気まずい沈黙を避けるために一方的に話を進め、クライアントと会話もあまりせずに打ち合わせを終わらせてしまった、なんてことがよくありました。打ち合わせの後、「あの人、ずっとパソコン見てしゃべっていたよね。緊張していたのかな。」と噂されていたかもと思うと赤面ものです。

そんな時、上司にアドバイスをもらったのが“会話をすること”と“要所、要所で質問すること”です。ただ、最初のうちは意識してもなかなか出来なくて大変でした。質問への答えにほぼ無反応だったり、答えに反応するまでに間を取りすぎたり、でも繰り返し行うことで言葉のキャッチボールができるようになります。そうすると自然と目線も上向きになり、クライアントの目を見ながら話せるようになり、相手の反応を見ながら、打ち合わせを進められるようになります。

一方的に話を進めることと、能動的にコミュニケーションをすることは違います。打ち合わせは、クライアントと現状の課題を解決するための道筋を話し合う場だということを意識して、一方的な報告会にならないよう気をつけましょう。

4.専門用語や略語をやたらと使うな

広告業界に入ると、専門用語や略語を知らないと広告の仕組みやルールが理解できないので、まずは広告用語を覚えることから始まります。やっとのことで覚えた用語をいざ打ち合わせで使ったら「あれ？クライアントに伝わってないかも。」なんてことが。

気をつけないといけないのが、広告の仕組みやルールを理解するためには用語を覚えないといけませんが、その用語がクライアントとの “共通用語”ではないということです。そのことを理解した上で、クライアントと会話をすることが大切です。

とはいえ、業界に入りたての頃は、どこまでが“専門用語”でどこまでが“共通用語”なのか分からないと思います。とてもザックリ線引きすると、家族に話して分からない用語は“共通用語”ではありません。そこに境界を引くと、今まで使っていた用語すべて専門用語ですよね。過去の打ち合わせでの相手の表情を思い出してみてください。興味なさそうな顔をしていたり、口数が少なかったり、クライアントを置いてきぼりにしていた可能性はないでしょうか。思い当たる節があれば、危険信号です。既にクライアントとの間に認識のズレが生じているかもしれません。

普段多用している用語は“共通用語”ではないことを理解した上で、クライアントを置いてきぼりにしないコミュニケーションを取ることが重要です。

参考：リスティング広告運用時のコミュニケーションで気をつけたい「共通言語」って何だろう
参考：【2017年版】いまさら聞けない、リスティング広告の専門用語解説
参考：【2017年版】いまさら聞けない、ソーシャル広告の専門用語解説

5.分からない質問をいったん持ち帰ろうとするな

打ち合わせでクライアントから聞かれた質問を持ち帰っていませんか？

質問を持ち帰ること自体が悪いわけではないのですが、持ち帰る頻度が高いと、「この人、アカウントの中身を把握していないのでは。任せて大丈夫かな。」とクライアントを不安にさせてしまう可能性があります。そう思われないためにも、打ち合わせで質問を持ち帰らない心がけが大切です。

クライアントに不信感を抱かせないためにも、日々の運用でひたすらなんで？なんで？と自分に問いかけてみてください。数字に少しでも変化があったら、考えうる要因をひとつずつつぶしてください。レポートを見て、クライアントが聞いてきそうな質問を想定し、答えられるように準備をしてください。そうすることで、自然に考える力もつき、クライアントへの質問にもその場で答えられるようになります。

裏を返せば、受け答えができればクライアントとの信頼関係の構築にもつながります。質問を持ちからずに答えることを始めてみるのをおすすめします。

最後に

打ち合わせは、クライアントと直接顔を合わせて意見交換し、認識の擦り合わせができる大切な機会です。現状の課題はなにか、解決するためにはどんな施策を打っていて、今後どんな展開が有効かなど、打ち合わせ前にしっかりと考え、準備をしましょう。