不要な気づかいをなくして健やかなSlackワークを!アナグラムのSlackガイドラインを公開します

不要な気づかいをなくして健やかなSlackワークを!アナグラムのSlackガイドラインを公開します

いまや多くの会社で利用されているチャットツールですが、会社ごとに使い方やマナーが異なりますよね。新しく入社した方にとっては、その会社でのお作法がわからず戸惑ってしまうこともあるでしょう。

そこでアナグラムでは、チャットツール「Slack」の利用ガイドラインを設けました。不要な気づかいを省き、気持ちよくコミュニケーションをとるためのガイドラインを、紹介します。

前置き・締めのあいさつは不要

誰かをメンションする際、「お忙しいところ恐れ入ります」「お手数ですがどうぞよろしくお願いします」などの、堅苦しい前置きやあいさつは一切不要です。相手が上司であってもです。

これらのあいさつがなくてもまったく失礼にあたりませんので、気にせず用件から書き始めましょう。堅苦しいあいさつは、誰かが始めると周囲が空気を読んで真似てしまうものなので、鉄の意志で抑えるのが大事です。

ちなみに、「おつかれさまです」「おはようございます」などの平易なあいさつは、あってもいいですが、なくても失礼にはあたりません。

メンションにさん付けは不要

「@あべ さん」 のように、メンションにさん付けは不要です。なくてもまったく失礼ではないので、気にせず用件から書き始めましょう。

メンションを遠慮しない

誰かにメンションをするとき、「忙しいのに迷惑かな」とか、「こんな内容でメンションしていいんだろうか」などと遠慮する必要はまったくありません。

メンションされる側からすれば、ちょっとした内容でも気にせずメンションしてくれたほうがうれしいものですので、気にせずどんどんメンションしちゃいましょう。

また、仮に深夜や休日であっても、メンションを遠慮する必要はありません。「深夜や休日に通知がとんだら迷惑かな」と考えて遠慮してしまう気持ちはわかりますが、通知の有無は受け取り側がコントロールできるものです。

気を使ってメンションを遠慮してしまう方は、「情報を取捨選択する権利は受け手側にある」ことを覚えておきましょう。もしあなたがメンションを遠慮してしまうと、「勤務時間外でもメンションを受け取りたい」と考えている受け手の権利を奪ってしまうことになります。

発信側は「気にせずメンションする」の一択で、通知のコントロールは受け手が行えばOKです。

メンションされたら必ず反応する

メンションを受け取ったら、必ず反応するようにしましょう。

メンションに反応することは、チャットベースで仕事をするうえでもっとも基本となるものです。この基本をおろそかにすると信頼関係が崩れ、チャットベースでの仕事が成り立たなくなってしまいます。

もちろん、すべてに返信する必要はありません。絵文字リアクションもうまく活用しながら反応しましょう。

ちなみに「絵文字だけでリアクションすること」もアナグラムでは失礼にはあたりません。

すぐ返信できなくても、一次リアクションする

メンションされてもすぐに確認や返信ができないときは、「見ます」「確認します」などの絵文字で一次リアクションをするようにしましょう。「あとで確認します」とひとこと返信するのも良いですね。

大事なのは、「伝わっていること」を伝えること。メンションしても何のリアクションもないと、伝わっているかが不安になってしまいます。

ただし、勤務時間外や休日に受け取ったメンションへの反応はその日のうちでなくても問題ありません。

できれば感情やニュアンスも伝える

一般に、Slack のようなテキストベースのコミュニケーションでは感情やニュアンスが伝わらず、相手に冷たい印象を与えてしまいがちです。そうならないよう、絵文字を活用するなどして、できるだけ柔らかい空気感を出しましょう。

また、投稿に対して絵文字でリアクションすることも柔らかい空気感の演出になります。積極的に活用しましょう。

(ひとつの投稿にこんなにたくさんリアクションがつくことも)

変に察しない

逆に、受け手の立場になったときに変に察しないことも大事です。

絵文字がない事務的なメンションを受け取ったからといって、「怒ってるのかな」「機嫌悪いのかな」と考える必要はありません。ほぼ100%気のせいです。

口頭で話したことは Slack でも共有する

対面で話したことは、できるだけ Slack でも共有しましょう。対面で話したあとに、「△△さんと、●●について〇〇しようという話をしました」などと投稿できるといいですね。

これを行わないと、オフィスで行われた会話や議論をリモート勤務者が知る術がなく、情報格差が生まれてしまいます。この状態が続くと、リモート勤務を孤独に感じてしまうこともあります。

ちょっとした内容であっても、オフィスで話したこと・起きたことを Slack で共有してくれると、リモート勤務者はうれしいものです。

情報発信・情報共有は多すぎると思うくらいがちょうどいい

リモートとオフィスのハイブリットワークであるアナグラムにとって、Slack での情報発信・情報共有は活発に行われるほど良いです。

ほとんどの場合において、「情報発信が多すぎて困る」ことはなくて、「ちょっと多すぎるかな」と思うくらいがちょうどいいです。こわがらず遠慮せず、どんどん発信していきましょう。

もしほんとうに「情報発信が多すぎて困る」場合には、発言場所かチャンネル設計か、何かしらがおかしい証なので周囲に相談しましょう。

DM(ダイレクトメッセージ)は非推奨

業務に関する質問や相談、指示などは原則としてオープンなチャンネルで行いましょう。

「こんなことオープンな場で聞いてもいいのかな?」と感じるかもしれませんが、遠慮する必要はありません。あなたが疑問に思ったことは、きっと他の誰かも疑問に思っていることです。オープンな場で聞くことが、他の誰かのためにもなるという気持ちでぜひ。

業務に関することをDMで受け取った際は、「オープンな場で送ってね」と優しく伝えましょう。

DMを使うのは、「体調や家庭事情などプライベートなこと」「個人情報に関すること」くらいに留めておくといいでしょう。

不要な気づかいをなくして健やかなSlackワークを実現する

以上、アナグラムが定めているSlackガイドラインを紹介しました。

実は、このガイドラインで禁止・非推奨としているふるまいは、いずれも個人の「気づかい」から生まれているものです。

「前置きのあいさつをしたほうが丁寧に感じてくれるだろうな」
「忙しいだろうに、いまメンションしたら迷惑かな」
「みんなの邪魔をしたら悪いからダイレクトメッセージにしよう」
など、個人の善意と気づかいから、こういったふるまいが生まれます。

悪気のない善意でのふるまいゆえに、周囲も指摘しづらく、カイゼンされません。そして、そういったふるまいを見た新入社員が同様に善意で空気を読み、同じふるまいを行う悪循環となってしまいます。

この悪循環を断ち切るためには、会社としてガイドラインを示す必要があるだろうな、と考えて今回のガイドラインを制定しました。

今回はごくごく基本的なガイドラインを定めましたが、次回はSlackをより活用するための応用編も発信していきたいと思います。最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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