慣れない「Web会議」で上手にコミュニケーションするために意識したい8つのこと

慣れない「Web会議」で上手にコミュニケーションするために意識したい8つのこと

運用型広告であればリモートワークを行っている方が多いと思いますが、、Web会議をする機会も増えましたよね。

「あ、いけない!あと10分後からクライアントとWeb会議だ」

訪問して行う打ち合わせと違って、気軽にできるため、準備がぎりぎりになったり、Web会議は反応が分かりにくかったりするのでまだ慣れない。まだWeb会議に慣れていない運用型広告の担当者も多いのではないでしょうか。

そこで今回は運用型広告の打ち合わせをWeb会議でする際に意識したいことを紹介します。

事前準備編

訪問するよりも気軽にWeb会議はできるため、準備がギリギリになることも多いのではないでしょうか。Web会議を行う前にやっておいた方がいい準備をまとめてみました。

ツールの準備など打ち合わせ前に済ませておこう

Web会議前に確認したいことチェックリスト

どのツールで打ち合わせするか確認
ネットの接続状況を確認
マイクやスピーカーは問題なく使えるかチェック。なるべくヘッドセットマイクを使おう
Web会議する際の画面に映る背景の確認
コミュニケーションツールの通知をオフにする
画面共有する際に無駄なものが映らないようにデスクトップをきれいにする
インストールが必要なツールはあらかじめダウンロードしておく
打ち合わせに参加する人数を確認する、参加する人数によりツールを変えることを検討
会議のリマインドメールを前日に送る
打ち合わせの目的やアジェンダを事前に送る
会議内容の資料化や話す内容はまとめているか

Web会議をする前に最低でもこれらの準備は済ませておきたいですね。特に忘れがちなのがslackなどのコミュニケーションツールの通知をオフにすることです。Web会議で画面共有をしている際に別のクライアントのメッセージや社内SNSの通知が出てしまい、気まずくなった経験はありませんか?

広告代理店であれば守秘義務にも関わりますし、打ち合わせ中は通知を止めておくのがよいでしょう。その他にも社内の資料などが映らないようにデスクトップ画面の整理もしっかりやりたいですね。

打ち合わせの目的をはっきりさせ、事前に伝えよう

打ち合わせの目的やアジェンダを事前に最初に伝えましょう。Web会議は気軽に打ち合わせを開始できるのでなんとなく始めてしまっている方も多いのではないでしょうか?事前に最初に打ち合わせの目的やアジェンダを共有すると、どのくらいで打ち合わせが終わるのかも分かりやすいですし、話もスムーズに進みます。

話す内容をしっかりとまとめておく

普段の打ち合わせでも事前に内容をまとめていると思いますが、Web会議ではより打ち合わせ内容をまとめておきましょう。

対面の打ち合わせだと相手の反応が分かるので、その場の雰囲気や相手の仕草をみて対応できると思います。しかしWeb会議だと、相手の反応が分かりにくいため、どうしても一方的に話したり、聞いたりすることが多いです。特に数人で参加するWeb会議だと一人ひとりが映る画面が小さくなり、より反応が分かりにくくなります。

だからこそ、対応で打ち合わせする時よりも話す内容や事前に想定される質問やをまとめておかないと、上手く伝えることができません。画面共有ができるツールも多いため、話す内容を資料にまとめて、資料を共有しながら話したり、事前にアジェンダを伝えたりして準備をしっかりしておきましょう

スケジュールのリマインドも忘れずに

「打ち合わせあるの、忘れていました……」

Web会議をする上でけっこう、多い光景なのではないでしょうか?気軽に打ち合わせ出来る分、予定表に記入漏れをしてしまう方も多くいらっしゃいます。打ち合わせの前日や当日に確認連絡を送り、リスケジュールになるのを防ぎましょう。

打ち合わせ時

次に打ち合わせ時に意識してほしいことを紹介します。

初対面ならお互いに自己紹介をしよう

対面の打ち合わせと違ってWeb会議だと、名刺交換がありません。そのため、お互いがどのような立場で打ち合わせに参加しているのかが分かりにくいことがあります。立場や役職が違えば提案する内容も変わってくるので、まずは自分から簡単に自己紹介して相手にも自己紹介してもらいましょう。

Web会議だとアイスブレイクに入らずにいきなり本題になりがちですが、アイスブレイクをかねて自己紹介を挟み軽く雑談をしてからの方がお互いに緊張が溶け、いい打ち合わせになるのではないでしょうか。

その他にも、最近だとWeb会議ツールの背景を名刺のようなものに変えている方もいらっしゃいますね。

伝わっていることがわかるようにリアクションを取る

Web会議は声が遅れて聞こえたり、表情が分かりにくい為、相手に話が伝わっているかどうか、非常に分かりにくいところがあります。それは逆もしかりで、相手側も話した内容が伝わっているか、不安になることも多いでしょう。

だからこそ、うなずきや相槌、返事をしっかりすることを心がけましょう。ちゃんと聴き取れなかったら、遠慮せずに聞き取れなかったことをちゃんと伝えて再度、話してもらいましょう。

会話のキャッチボールを意識する

Web会議だと、通信状況の影響などで声や反応が遅れてくることが多々あります。そのため、ゆっくり話、相手に伝わっているか確かめながら会話をしていきましょう。

特に複数人で打ち合わせをする場合は、画面が小さくなり表情がより見えにくくなります。考えているのか、黙っているのか分かりにくいため、いま誰が会話のボールを持っているのかをはっきりさせましょう。考えているのであれば、考え中だということを伝えたり、ファシリテーターが話を振ったりと対面の打ち合わせしている時よりも意識していきましょう。

議事録もちゃんと取ろう

打ち合わせ後に言った言わないを無くすために議事録もしっかりと残しておくのはもはや当たり前です。ですが、Web会議になると録画できることもあり、おろそかになってしまうケースもあります。

Web会議をしながらでも、Web会議ツールの画面を少し小さくし、エディターソフトを動かしながら議事録は取ることもできます。その他にもGoogleドキュメントを立ち上げて、画面共有をすることにより議事録を共有しながら打ち合わせすることができます。そうすることで、より言った言わないといったやり取りが無くなるのではないでしょうか。

またWeb会議ならではですが、使うツールによってはWeb会議事態を録音できるツールもあります。会議自体を録画してしまい、そのあと音声のみを文字お越しすることもできますし、動画を残して置き、あとで確認することもできます。録画をする場合は事前に先方に了承を得たいですね。

議事録の取り方については以下の記事で説明をしています

参考:前回の会議、これってどうなったんだっけ?打ち合わせ後に困らない議事録のとり方

どんな仕事も準備が8割

「仕事は準備が8割」という言葉がある通り、事前に準備をすることは非常に重要です。

訪問しての打ち合わせと違って、気軽に始めることができるWeb会議ですので、準備がおろそかになりがち……ということもあるかと思います。今回の記事を参考にWeb会議に万全の準備をし、クライアントとの打ち合わせをスムーズにすることができれば幸いです。

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Ryohei Nihei

Ryohei Nihei

アナグラム株式会社 クルー。茨城県出身。大学3年まで野球一筋に打ち込む。あるきっかけから野球をやめ、ビジネスに興味を持ち、学生団体やメディア運営をする。大学を卒業し、起業家支援や基幹システムの販売をする会社に入社。マーケティングからセールス、CSを経験。その後、国内最大級のインバウンドニュースサイトにてライター兼営業として活躍。運用型広告を極めたいという思いからアナグラムに2019年に参画。

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