インターン1ヶ月目から社会人3年目レベルのメールを作成する10の方法

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学生インターンとはいえ、クライアントと接するからには当然に一人の社会人、コンサルタントとしての仕事が求められます。その中でも、成果報告や連絡の手段である、メールの作成は個人の能力を垣間見れる大きな要因の一つです。

筆者はインターンとして入社して作成した最初のメール文を添削してもらった際に「インターン1ヶ月目でも3年目のレベルのメールを要求します。」と上司に言われて以来、数多くの指摘・アドバイスをもらいました。その環境の中で身についたメール作成時に意識すべき10の事項をご紹介します。

1. メールはメール画面で作成しない

メールをメール画面で作成すると大きく2つのデメリットがあります。

  • 誤送信の恐れがある
  • 届いたメールを確認しながら作成することに向いていない

特に誤送信は人的ミスだけでなく、PCの誤作動でも起こる可能性があるものです。こういったミスを防ぐためにも、メールは必ず「メモ帳などのアプリで作成すること」を心がけています。メールはクライアントとの重要な連絡手段なので、たとえ可能性は低いとしてもミスの可能性は最大限さけるようにしています。

2. メールは最低でも3度読み返す

メールの作成は一人で完結してしまう行動なので、主観が多く入るものです。特にメール内容では主観が誤字や表現がおかしいところの見逃しを誘発します。そのため、3度の見直しを徹底すると同時に、客観的にミスを洗い出す意識を持つようにしています。

3. 返信は可能な限り10分以内

メールの早いレスポンスはクライアントからの信頼にかかわる重要な要素です。そのため、上司からはメールは可能な限り10分以内にしようと言われています。外出時などは返信が遅くなることもありますが、可能であれば即レスをしています。また、返信に時間を要する内容に関しては、「ただいま確認しておりますので、確認後に再度連絡いたします。」などの文章を先に送信することでクライアントにメールを確認している旨を伝えることも併せて行っています。

4. 主観的な形容詞の使用はなるべく避け、実際の数字に置き換えられないか考える

形容詞の使用は便利ですが、時に形容詞は主観的・抽象的な表現になってしまいます。たとえば以下の様な文章。

“コンバージョンの増加が顕著です”

確かに内容は伝わりますが、どの数値の変化を顕著と言っているのか明確にしなければ曖昧な表現です。すべての形容詞にあてはまるものではありませんが、形容詞を使用する際には数字でより具体的な表現に置き換えることができないか一度考えるようにしています。

5. 正式名称を使用する

Google アドワーズやYahoo!スポンサードサーチは、業界では略して表現されることも多く、普段の癖でAdWordsやYSSと表現してしまいそうになるときがあります。しかし、それはあくまで略語であり正式名称ではありません。媒体側に敬意を払う意味でも、クライアントへの丁寧な表現を心がける意味でも正式名称の利用を心がけています。しかし、クライアントによってはかみ砕いた表現や略称を好む方もいるので、その場合は臨機応変に対応しています。
※正式名称が不明な場合は媒体側の表現方法を用います。

参考:[完全保存版]新人・新入社員のリスティング広告担当者向け、リスティング広告の専門用語解説

6. クライアント目線の共通言語を使用する

いわゆる業界用語・専門用語は同業者のコミュニケーションの円滑化には役立ちますが、クライアントとのやり取りでは時にコミュニケーションを阻害します。特に、狭い業界用語(ex.GDNなど)は意味を理解できる人はそう多くはありません。そのため、専門用語はクライアントとのやり取りではなるべく使用せずにクライアント目線にたった共通言語の使用を心がけています。

前述のGDN(Googleディスプレイネットワーク)などはそのまま利用するのではなく、場合によっては「アメーバブログの記事の下に表示されるような広告」などと表現、補足することで、聞き手の側のストレスを軽減出来るはずです。

参考:リスティング広告運用時のコミュニケーションで気をつけたい「共通言語」って何だろう

7. 文章が長くなる場合は、結論から先に述べる

伝える内容のボリュームが増えると、結論が埋もれてしまうメールが出来上がるときがあります。メールの作成者は主観が強いため、クライアントに分かりづらい文章になっていることに気付きづらい状況が発生します。そのため、ルールとして「文章が長くなる場合は、結論は先に述べる」と決めることで分かり良い文章の作成ができるようになります。

8. 正しい日本語を使用する

運用型広告の代理店は言葉を扱う仕事です。細かい日本語のミスから信頼感を失うこともあると考えて、常に日本語の使用には注意を払うようにしています。

たとえば、棒グラフで表現できる数字は増減、折れ線グラフで表現する数字は上昇、下落といった表現をするなどの日本語の基本からミスを無くすよう意識しています。

9. 直観的にわかりやすい表現を使用する

クライアントへのメールはできるだけ直観的に理解できる丁寧な表現を使用します。

たとえば、コンバージョン単価ひとつ伝える際にも「コンバージョン単価:1000」ではなく「コンバージョン単価:\1,000」と表現するなど、\マークと数字のコンマ区切りという小さな点から意識しています。同じ理解につながるとしても、なるべく丁寧な表現を使用することで少しでもわかりやすい文章を作成するようにしています。

10. データを扱うときには参照元を記載する

リスティング広告では、データの期間・参照元を明確に記載する必要があります。データは期間が分からなければ比較・考察は出来ず、参照元がなければGoogle アドワーズ経由のデータなのかYahoo!スポンサードサーチ経由のデータなのかすらわかりません。

そのため、データを記載する際は必ず期間・参照元を記載する必要があるのです。また、データが締まっていない日のデータは使用しないように注意する必要もあります。

まとめ

ここまで10の方法を紹介してきましたが、特に筆者がメールの作成で意識していることは以下の3つです。

  • 主観が入っていないかどうか
  • クライアントを思い遣った表現を使用しているかどうか(不要な誤解を確実に避けるために)
  • プロとして間違えた表現をしていないか

少しの意識で大きな変化になるところなので、少しでも参考になれば幸いです。

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Daisuke Ikegawa

Daisuke Ikegawa

アナグラム株式会社 クルー。 個人アフィリエイトを大学2年時に始めたことからweb業界に興味を持ち、SEOコンサルティング会社でのインターン、物流を主力事業としたベンチャー企業のweb担当兼、営業を経験して2015年からアナグラムに参画。現職ではリスティング広告の運用やブログの執筆を主に担当しています。