運用型広告の報告や打ち合わせが苦手な人に意識してもらいたい5つのこと

「クライアントや上司とのやり取りがなんだかうまくいかないな……」

コミュニケーションに苦手意識を感じている、広告運用者の方も少なくないのではないでしょうか。

ではどのようにすればコミュニケーションが円滑になるのでしょうか？アナグラムでは運用とクライアント対応を一気通貫で行っており、クライアントとの密なコミュニケーションを大切にしています。その中で培ったクライアントとうまくコミュニケーションするために意識している5つのことを紹介したいと思います。

対面のコミュニケーションで意識したいこと

まずは対面でのコミュニケーションの際に意識をしておきたいポイントを紹介していきます。

1．共通言語を使おう

打ち合わせの際に、自分が話していることとクライアントとの会話が噛み合わなく、うまくコミュニケーションができないと感じている方もいるのではないでしょうか。

コミュニケーションは、共通の理解や認識を持っているとスムーズに進みます。

たとえば、社内の運用型広告チーム内であれば、CPAやCTA、RLSAなどの専門用語を理解しているので、「CPAに余裕があるから一般KWでRLSAからチャレンジしてみようと思います」と話しても会話がスムーズに進むと思います。

一方、運用型広告に慣れていないクライアントとコミュニケーションをする場合はいかがでしょうか？

運用型広告に慣れていないクライアントにこのように報告してもイメージがつかないと思います。専門用語は相手が理解しているという前提の元、使わなければいけません。

このようにお互いが共通の理解や認識を持っているという前提でコミュニケーションすることが重要です。クライアントとコミュニケーションをする際にこの共通の理解や認識がかけてしまうと、うまくコミュニケーションが取れません。

そこでアナグラムでは「共通言語を使う」ということを意識しています。共通言語とは、「相手が理解しているという前提がある」かつ「お互いに共通の認識が持てる」言葉を指します。共通言語があると、コミュニケーションがスムーズになります。ぜひ、クライアントとの共通言語を作り、コミュニケーションをしてみてください。

共通言語については以下の記事で詳しく説明しています。

参考：運用型広告において共通言語が重要な理由

2．言った・言わないを無くそう

打ち合わせ後に言った言わないという議論からコミュニケーションがギクシャクしてしまった経験はないでしょうか？そのような事態を防ぐためにも打ち合わせの内容は議事録を残し、お互いに共有することをおススメします。

「エビングハウスの忘却曲線」はご存じでしょうか？ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウス氏が提唱したものであり、人はすぐに物事を忘れてしまう、という理論です。エビングハウスの忘却曲線では、起こった出来事の20分後には42%忘れ、1時間後には56%を忘れ、1日後には66%も忘れていると述べています。

このように人間は忘れてしまう生き物なので、お互いに忘れてしまうという前提で議事録を残すことを意識しましょう。

※「どのような議事録を書けばいいのだろう？」と思った方は下記の記事を参考に議事録を取ってみてください。

参考：前回の会議、これってどうなったんだっけ？打ち合わせ後に困らない議事録のとり方

3．タスクには必ず納期を定めよう

打ち合わせで発生したタスクに対して、クライアントと互いに納期を定めず曖昧にしてしまい、流れてしまった。というケースは少なからずあるのではないでしょうか？

曖昧なままにして、お互いにタスクが進まず、「先月仕事依頼したのにどうなったんだろう？」とお互いに遠慮してしまうと両者の溝は深まるばかりです。そうならないためにも打ち合わせで発生したタスクには納期を定めましょう。

毎日様々な仕事をしていると納期を決めていないタスクは、後回しにしてしまいがちです。しまいには、曖昧になりそのタスクが流れてしまうことになります。

タスクには必ず納期を定め、もし遅れそうであれば事前に相談して納期を変更することもできます。タスクに対して締め切り定め、ひとつひとつの仕事をちゃんと形にして行くとクライアントからの信頼も得られますよね。

文章のコミュニケーションで意識したいこと

コミュニケーションは対面での口頭のみではありません。対面以上に難しさを感じる方が多いのが文章でのコミュニケーションではないでしょうか。次は文章でクライアントとやり取りをする際に意識したいことを紹介します。

4．結論+具体例で分かりやすく伝える

文章で伝える時はなるべく、結論から伝えるようにしましょう。クライアントは多くの方とやり取りしています。毎日様々なメッセージが飛んできているため、結論から伝えることにより、理解するまでの時間のロスが無くなります。そして、具体例を加えてあげると更に分かりやすく、親切な文章になります。

では、具体的にどのような形で文章を作ればいいのでしょうか。
「結論+具体例」の文章を作る際に使えるフォーマットがあります。それがPREP（プレップ）法です。

PREP（プレップ）法とは以下の順番に沿って文章を構築する方法です。

• Point：結論
• Reason：理由
• Example：具体例
• Point：要点、結論を繰り返す

たとえば良く聞かれるであろう、Google アナリティクスでのコンバージョン数とGoogle 広告でのコンバージョン数に乖離がある質問に対して、PREP（プレップ）法を活用し答えると以下のようになります。

参考：学校では教えてくれない！相手から絶大な信頼を得る7つのメール術

このようにPREP（プレップ）法を使うと結論だけではなく、具体例がありますのでイメージがしやすくなり、誰が読んでもわかりやすい文章になります。

あくまでも文章の型の一つでありますので、チャットなどでスピーディーに伝えたい場合、最後のPである結論の繰り返しの部分は分量が多くなってしまうため、省いてしまってもいいかもしれません。

「PREP法」を意識して文章を構成してみましょう。

5．見やすいレイアウトを意識して文章を作る

PREP（プレップ）法を意識することで伝えたい情報を整理しわかりやすく、文章にすることができるようになったかと思います。次は文章のレイアウトを見やすくすることを意識しましょう。例えば以下のチャットでのメッセージをご覧ください。

スゴく見にくいですよね。パッと見ただけで読む気が失せてしまうと思います。このようなレイアウトの文章では、読み手に対して情報処理する負担がかかってしまいます。では次はどうでしょう？

先程に比べて内容が分かりやすく整理されたのではないかと思います。パッと見てわかるようなレイアウトに文章を整えると読み手に親切な、わかりやすい文章です。

そのためには文章のまとまり事に見出しや改行を入れたり、箇条書きを使ったりして見やすくしてみましょう。【】（墨付きカッコ）や数字、なども意識して使うと更に見やすくなります。

最初の画像と比べていかがでしょうか？こちらの方が格段に読みやすくなったと思います。少しでも読みやすく、分かりやすいレイアウトを意識してみてください。

苦手はぜんぶ、伸びしろ

東京個別指導学院さんの広告コピーにこんな言葉があります。

「苦手はぜんぶ、伸びしろだ」

参考：苦手はぜんぶ、伸びしろだ - Google 検索

苦手なことを克服したら、以外にもそのことが得意になっていたり、苦手な分野の知識が深くなっていたりなど、そんな経験はありませんか？もしあなたがクライアントワークが苦手ならそれはまだ、伸びしろだと思います。