運用型広告で成果を出すためのタスク管理の方法とは？

私たち広告運用者は常にタスクに追われています。特に広告代理店で10以上のビジネスに携わっている方だと、過剰にタスクを抱えてしまい、抱えているタスクを納期以内に漏れなく遂行していくのは困難になっているケースも少なくないと考えます。また、事業主側で運用をしている方でも、社内の別のタスクを抱えていて運用だけに集中できないケースも多いでしょう。

しかしそのような忙しい状況下であっても、私たち広告業者はタスク対応の漏れがあれば機会損失に、ミスがあればコストの浪費に直接つながってしまうので、漏れやミスなくタスクに対応しないといけません。今回は、自らもアカウントを持ち広告運用を行いながら、チームメンバー6人のマネジメントに取り組んでいる私が実践しているタスク管理方法を公開します。

毎朝今日は何をやるのかを一度落ち着いて考えてみる

毎朝、今日のスケジュールやToDoリストを見て1日の時間の使い方を考えてみましょう。何時にどのようなスケジュールが入っていて、どの空き時間でどのようなタスクをやるのか、ざっくりでもいいので想像してみることで、なんのタスクをどのくらいのスピードで進めないといけないのかを把握することができます。毎朝の全体俯瞰を行うことでタスクをもれなく時間内で終わらせられる可能性が高くなります。

タスクが発生した際はすぐに対応するか、タスクとして登録する

すぐにToDoリストに追加しないとどうしても忘れてしまいます。すぐに対応ができない場合は、タスクが発生したその時にToDoリストに追加するようにしましょう。

また、何か仕事以外の日常生活や会話の中などでも、面白いアイデア思いつくことがあるかと思います。その時もその場で忘れないうちに「○○について面白いことが出来ないか考える」等をToDoリストに追加し、翌日仕事に戻ったときに思い出せるようにしましょう。

繰り返しタスクは定期的に自動登録するのも一つの手

運用調整やレポートなどのタスクは週次や月次などで定期的に発生します。ToDoリストには、週次や月次で自動登録することも一つの手です。自動登録することで都度登録する手間を省くことができ対応の漏れも少なくすることもできます。（繰り返しタスクが登録できるタスク管理ツールも多いですよね。）

運用型広告の特徴は、保守点検のタスクが繰り返し発生することです。定期的にToDoリストに自動登録する仕組みはあった方がいいです。

私はチャットワークを用いてタスク管理をしていますが、定期的にタスクを追加する機能が無いので、APIを利用して自動的に追加されるよう設定を行っています。

タスクをチェックリスト化する

定期的に発生する運用調整やレポートの作成などのタスクは、複数の付随するタスクを含む場合があります。付随するタスクの中には重要だけども忘れがちな内容がいくつかあるでしょう。例えばアカウントの入札調整のタスクであればオーディエンスの属性ごとの入札比率の調整や、デバイスごとの調整、などです。タスクに、付随するタスクがある場合は、感覚や記憶を頼りに対応するのではなく、付随するタスクをチェックリスト化しておくと、抜け漏れやミスを減らすことができます。

対応完了後ミスがないか落ち着いて見返す、重要なものは他のメンバーにダブルチェックを頼む

あなたが人間であれば、どんなに注意深くタスクをすすめたとしても、どうしてもミスは発生してしまうものです。タスクの対応が完了したあとひと呼吸を置いてみてミスをしていないかを今一度見返してみましょう。運用型広告のミスは細かいミスであっても大きな機会損失やコストの浪費に直結しまうことがあるためミスを防ぐことは特に重要です。

また、広告文の入稿や請求書の作成など、特にミスが許されない場合は、自分以外のメンバーにダブルチェックをお願いすることでミスを減らすことができます。ダブルチェックが必要な局面があるのはお互い様なので、困った時は助け合うようにすればいいと思います。

記事や重要で長いメールの作成等であれば、完成品を一晩置いておいて、翌朝冷静になって再読してみる、というのもミスや文章の違和感を見つけるうえで有効です。

施策を実装した時は効果検証やクライアント・上司へのレポーティングもタスクに追加する

せっかく施策を実装したのですから効果検証やクライアント・上司へのレポーティングは行わないともったいないです。しかし常に複数の施策が常に並行して走り続けている運用型広告では、施策はメモをしておかないとどうしても忘れてしまいます。施策を実装した際は是非やりっぱなしにしないで1週間後などデータがたまると思われるタイミングで効果検証やクライアント・上司への報告もあわせてToDoリストに追加してリマインダーをかけておくことをおすすめします。

重要だけど緊急でないタスクをすすめる時間を1日の中で1時間ほど半強制的に取る

緊急度の高いタスクにばかりに追われてしまい、書籍「7つの習慣」でいうところの「重要だけど緊急でないタスク」、つまり、もっともおざなりにしてはいけないといわれている第二領域の活動がおろそかになってしまうことがあります。「重要だけど緊急でないタスク」とは、例えば1つのアカウントに向き合ってクリエイティブをじっくり考える時間、アカウントについてじっくり分析する時間、新しいスキルを勉強する時間、ブログなどのアウトプットをする時間などです。緊急度の高いタスクに追われ「重要だけど緊急でないタスク」に割く時間が取れないことを防ぐために、1日のうちの一定時間を強制的に「重要だけど緊急でないタスク」に割くことをおすすめします。

「重要だけど緊急ではないタスク」を疎かにしてしまうと、スキル面でキャッチアップが遅れたり、アイデアが枯れてしまったり今後の成長の伸び幅が少なくなってしまい長期的に見ると損してしまうと考えています。そのため目先の助けの対応以外にも時間を別途設けておくことをおすすめします。

ToDoリストを一元化する

このToDoリストさえ見ておけば対応の漏れが無い！という状態にしたいです。 ToDoリストを登録するツールが分散してしまうと、ツールを確認することそのものが漏れてしまいタスク対応の抜け漏れと原因となってしまいます。昨今は高機能で便利なタスク管理ツールが乱立しており（Trello, ToDoist, Evernote, Wrike, Backlog, Googleスプレッドシート…）、それぞれ色々と使ってみたいなと思う機能もあると思います。ただ、複数のツールに跨いで便利機能を色々と利用するよりも、まずは素朴なタスク管理ツールであっても一つのツールにToDoリストを集約してしまうのはメリットがあると考えます。

私はチャットワークのタスク管理機能にToDoリストを集約し管理を行っています。実際はチームやクライアントとの都合でGoogle カレンダーなど複数のツールも使わざるをえないのですが、 チャットワーク以外のツール上での連絡は、全てチャットワークに自動通知・タスク化するように設定し漏れを少なくするよう工夫してあります。チャットワーク上での通知・タスク化はGoogle Apps Scriptとチャットワークの API を用いて設定しています。

そもそも自分のキャパシティ以上にタスクを受けないようにする

自分のキャパシティを超えてタスクを受けてしまうと、どんなに注意深くタスク管理を行って全力で遂行したとしても物理的にタスクの対応ができない可能性があります。タスクを受けたからには責任を持って遂行しないといけません。そのため遂行できない可能性がある場合は、タスクの納期を伸ばしてもらったり、そもそもタスクを別の担当や業者に振ってもらったり、事前に調整するようにしましょう。

あなたの上司やクライアントは、あなたが思っている以上に、あなたが今抱えているタスク量やあなたのキャパシティまでは細かくは把握しきれていません。納期が過ぎてから「忙しくて対応ができませんでした…」となる前に、「間に合わない可能性があるので納期をいつまで伸ばしたいです」等を伝えられれば、上司やクライアントとしても、他の人にタスクを振れたり、一旦対応せずに優先度の高いこちらのタスクから対応をお願いしますと伝えられたり、より良いアクションが取れる可能性が高まります。出来ない仕事は出来ないと伝えるのは最初は気が引けるかもしれませんが、事前にはっきり伝える方が、責任を持ってタスクを完遂するプロとしての動き方だと考えます。

※もし対応が難しいことを伝えたにも拘わらずキャパシティを超えてタスクを振られ続けるような職場であれば長く働くことは難しいかもしれませんね。

工数に対して効果の見合わないタスクは対応を止めたい旨を提案する

すごく時間が掛かるけれどその割にビジネスインパクトの少ないタスクもあります。そのような場合は、上司やクライアントに「〇〇のタスクに月〇時間ほど時間が掛かっていますが、この対応を無くしてその分もっとアカウントの分析や広告文を考える時間に充てて成果を上げたいと考えています。いかがでしょうか？」という形で、タスクを無くせないか相談するようにしましょう。

上司やクライアントとしても、対応にどのぐらいの時間がかかっているのか正確には把握していないので、あなたの口から「対応したくない」と伝えないと延々と気づいてもらえることはありません。上司やクライアントとしても、あなたの貴重な人的リソースの多くがビジネスインパクトの少ないタスクに割かれてしまうことは好ましいとは思っていません。本当に必要なタスクで無くて他に優先度の高いタスクがあるようなら、対応を止める提案を積極的にすることも重要だと考えます。

終わりに

以上私のおすすめするタスク管理の方法を紹介してきました。今後も媒体が増えたり機能のアップデートが進んだり、オペレーションもより複雑化・膨大化していく可能性があります。

また、運用型広告は学びの大きい仕事ですがどうしても日々のタスクに追われてしまいそれをこなすので精一杯という状況になりがちです。この運用型広告というキャリアを今後に活かせる学びの大きいものにするためにも、緊急ではないけれど大切なことを考える時間も取れるように毎日の時間配分を工夫していく必要があります。楽しく漏れなく正確にタスクが遂行できるようにタスク管理を整えてみてはいかがでしょうか。

人によってやり方も様々だと思いますが参考になるものが一つでもあれば幸いです。